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Atención administradores: información importante de las actas de las asambleas

En tiempo de asambleas ordinarias de Propiedad Horizontal, los administradores deben publicar un acta que contenga todos los temas tratados y las decisiones tomadas en base a los resultados que haya dejado dicha reunión con los copropietarios. Ahora bien, existe varios puntos que se deben tener en cuenta al momento de publicar dichos documentos al público interesado.

Para la publicación de estas actas surgen algunas incógnitas:  

  • ¿Hay algún tiempo límite para que el administrador publique el acta? 
  • ¿De qué forma debe publicarse dicho documento? 
  • ¿Pasa algo si no se publica el acta? 

A continuación, se dará claridad a estas inquietudes sobre una responsabilidad importante luego de que se celebren las asambleas ordinarias de Propiedad Horizontal.  

¿Hay algún tiempo límite para que el administrador publique el acta? 

Para dar respuesta a este primer punto es importante precisar que hay tres tipos de asamblea: Presencial, no presencial y mixta. Teniendo en cuenta esto, los artículos 44 y 47 de la Ley 675 de 2001 brindan información detallada de los plazos que tienen los administradores para la publicación de las actas de las asambleas ordinarias.  

La asamblea presencial es la que más plazo tiene para su publicación. El artículo 47 de la Ley 675 marca que el representante legal de la copropiedad debe dar a conocer el acto de la asamblea en un lapso no superior a los 20 días hábiles contados a partir de la fecha de dicha reunión.  

La asamblea no presencial, la cual a día de hoy es virtual, reduce el plazo de publicación sustantivamente. El artículo 45 de la Ley 675 dice que el administrador tiene 10 días hábiles a partir de la fecha de la realización de la asamblea definidos en el artículo 62 del Código de Régimen Político y Municipal.   

En el caso de la asamblea mixta se exige cumplir las normativas que rigen a las presenciales y las no presenciales. Dicha acta se debe publicar en un lapso de 10 días siguiendo la pauta que marca las asambleas no presenciales.  

¿De qué forma debe publicarse dicho documento? 

En este apartado existe una salvedad, la cual indica que el administrador o representante legal de la Propiedad Horizontal está en la obligación de hacer el llamado estricto a todos los propietarios para que estos se acerquen a las oficinas administrativas y dispongan de la copia completa del acta de la asamblea ordinaria.  

En ocasiones, algunos administradores cometen el error de ubicar las actas en las carteleras informativas de los edificios, cosa que está mal hecha, debido a que los propietarios no necesariamente viven allí, también está la posibilidad de que los residentes no circulen las zonas comunes para poder ubicar dicho documento e informarse.  

Por tal motivo, es importante que el administrador siga el mismo proceso de situación que usó para convocar a la asamblea, debido a que este es el método mas confiable para que todo el público se entere y sepa en que momento se puede acercar a la administración.  

Por último, el representante legal debe dejar constancia de dicho procedimiento en el libro de actas que maneja cada Propiedad Horizontal.  

¿Pasa algo si no se publica el acta? 

En principio no existe alguna acción legal que se pueda determinar por el incumplimiento en la publicación del acta por parte de los administradores, sin embargo, lo que si puede suceder es que el consejo de administración o la asamblea general de propietarios tome acciones debido a esta situación.  

Finalmente, es importante dar a conocer este tipo de normativas que en ocasiones no se tienen presentes, pero que tiene un peso importante en el cumplimiento de las exigencias que tienen los administradores dentro de la Propiedad Horizontal.  

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